اگر قصد برنامه نویسی در حوزه انبارداری را دارید باید بدانید که بالا بردن سطح دانش در مورد نحوه کدگذاری اقلام در انبار نه تنها امریست ضروری بلکه به شما کمک بسیاری خواهد کرد تا انبارش صحیحی داشته باشید و قطع به بقین در کنترل اقلام موجود در انبار کمک حال شماخواهد بود .اکنون که در حال نگارش و تهیه بسته اموزشی برنامه نویسی 0 تا 100 جهت ایجاد یک سیستم انبارداری حرفه ای در اکسس هستیم ، نیاز به آشنایی بیشتر با روشهای مختلف کدگذاری اقلام در انبار را حس نمودیم و با جستجو در اینترنت به نتایج قابل توجهی دست یافتیم و تصمیم گرفتیم تا این اطلاعات را با شما نیز در میان بگذاریم .
کدگذاری اقلام و کالاها در انبار یکی از اولین اصول انبارداری می باشد. دامنه و تنوع اقلام سازمانهای صنعتی مدرن به خاطر پیچیدگی این صنایع بالنسبه گسترده است و به همین علت الزاماً باید سیستمی را که بتوان با آن دامنه وسیعی از اقلام را به سرعت و بطور مؤثر شناسایی و طبقه بندی نمود، ایجاد کرد. استفاده از نامهای متداول اقلام (مانند میز، صندلی، پمپ و غیره) برای رفع احتیاجات کارهای روزمره کافی هستند اما از آنها نمی‌توان در قالب مدیریت انبار به خاطر مشکلات مشروحه زیر استفاده نمود.
(الف) نامهای متداول مصطلح بسیار کوتاه و بدون شرح و تفسیرند.
(ب) کالاها معمولاً بیش از یک نام دارند و این امر ممکن است سبب اشتباده در صدور آنها از انبار گردد.
(پ) کالاها اغلب از طبیعت تکنولوژی بسیار بالایی برخوردار هستند و به زبان معمول، به توضیح بسیار زیادی نیاز دارند.
مدیریت انبار به خاطر این مشکلات سرانجام به این نتیجه رسید که باید یک سیستم کدگذاری که بوسیله آن بشود اقلام را بدون نیاز به استفاده از شرح و تفسیرهای طولانی و تعاریف پیچیده شناسایی نمود، ایجاد کرد. همه ما در امور روزمره خود بسته به شرایط مختلف از این کدها مانند EEC = EUROPEAN ECONOMIC COMMUNITY”” استفاده می‌کنیم.
انواع و اشکال سیستمهای کدگذاری {spoiler title=Click opened=1}
انواع سیستمهای کدگذاری مورد استفاده در سازمانها بسته به احتیاجات و اقلامی که هر سازمان دارد فرق می‌کند، بعضی از این سیستمها که عمومیت بیشتری دارند به شرح زیر هستند.
(الف) کدگذاری بر مبنای مصرف: کالاها در این نوع سیستم کدگذاری با توجه به محل مصرف آنها در عملیات یا تولید، کدگذاری می‌شوند، برای مثال کالاهای مربوط به خط مونتاژ اتومبیل فورد بر حسب مصرف آنها در ایستگاههای مسیر خط مونتاژ کدگذاری و انواع چرخها، موتورها، جعبه‌‌دنده‌ها، اتصالات و غیره با کمک این سیستم فقط در آن محل‌ها انبار می‌شوند.
(ب) کدگذاری بوسیله رنگ: در این سیستم از رنگ برای کدگذاری و شناسایی اقلام انبار استفاده می‌شود. این روش کدگذاری برای شناسایی اقلام انبار بسیار مؤثر میباشد و تنها اشکال آن محدود بودن دامنه رنگهای آن است. این سیستم تا حد استفاده از همه رنگهای مشخص اصلی (مانند قرمز،آبی، سفید، زرد، سبز و غیره) در آن، کاربرد دارد. این نوع کدگذاری رنگی اغلب برای شناسایی اقلام انبار مواد شیمیایی و الوارها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
(پ)کدگذاری بر مبنای تدارک کننده: این نوع کدگذاری در جایی است که انبار از کد تدارک کننده استفاده می‌کند. در هر صورت استفاده از این سیستم در مواقعی که بیش از یک تدارک کننده موجود و یا منطق کدگذاری تدارک‌کننده غیر قابل فهم باشد مشکل آفرین است.
(ت) کدگذاری بر مبنای طبیعت کالا: در این سیستم هر کالا با توجه به طبیعت و ترکیبی که دارد کدگذاری می‌شود. هم اکنون این سیستم کدگذاری اقلام در مدیریت نوین انبار به صورتی بسیار گسترده مورد استفاده قرارا می‌گیرد.
منطق کد کردن طبیعت اقلام در همه وضعیتهای کدگذاری قابل اجراست و از متداولترین روشهای شناسایی و طبقه بندی اقلام انبار به شمار می‌رود. این سیستم کدگذاری نسبت به سایر سیستمها از مزیت‌های بیشتری به شرح زیر برخوردار میباشد.
(الف) این سیستم را می‌توان برای کدگذاری همه انواع اقلام با هر درجه از پیچیدگی استفاده نمود.
(ب) انبارداران و سایر واحدهایی که با کدهای این سیستم کار می‌کنند می‌توانند کدها را به خاطر روش مرحله به مرحله و منطقی سیستم به آسانی به نام کامل کالاها ترجمه نمایند.
گاهی اوقات در بعضی از سیستمهای کدگذاری اقلام از اعدادی استفاده می‌شود که برگردان آنها به نام کالاها به آسانی میسر نیست.
(پ)انعطاف پذیری این نوع کدگذاری سبب می‌شود تا با آن بتوان (بر خلاف محدودیتی که در کدگذاری بر مبنای رنگ وجود دارد) انواع و دامنه بیشماری از اقلام را کدگذاری نمود.
(ت) این سیستم به خاطر امکان پیچیده و ساده شدنش به تناسب نوع سازمان خواه یک گروه صنعتی بزرگ یا یک مجموعه کوچک خانوادگی و نیز نیازها و منابعی که هر سازمان دارد، می‌تواند احتیاجات همه سازمانها را تأمین نماید.
{/spoiler}
عواملی که باید در هنگام طراحی سیستم کدگذاری اقلام انبار درنظر گرفته شوند {spoiler title=Click opened=1}
عوامل بسیاری که باید پیش از طراحی سیستم کدگذاری اقلام انبار به دقت مورد توجه قرار گیرند به شرح زیر می‌باشند:
(الف) دامنه و انواع اقلامی که باید کدگذاری شوند: کد باید به اندازه پیچیدگی و تنوع اقلام نگهداری شده، پیچیده و انعطاف پذیر باشد.
(ب) کارمندان و منابع قابل دسترس برای اجرا و به‌هنگام کردن سیستم کدگذاری اقلام انبار: یک سیستم بسیار پیچیده برای اجرا و نگهداری به وقت بسیار زیاد و کارمندان ماهر نیاز دارد. این نوع سیستم هم در صورتی در اجرا موفق می‌شود که افراد انبار از آموزش لازم و کافی برخوردار باشند.
(پ) آیا سیستم رایانه است یا دستی؟ استفاده از رایانه در مدیریت انبار به سرعت در حال افزایش است و ذخیره‌سازی مؤثر داده‌ها در آن نیز به سیستم کدگذاری عددی دارد
{/spoiler}
ساختمان کد اقلام انبار {spoiler title=Click opened=1}
گام بعد از احساس ضرورت کدگذاری اقلام انبار و تعیین اصولی که کد بر اساس آن اجرا گردد، مشخص کردن ساختمان کد است. گوناگونی احتیاجات شرکتها استفاده از یک نوع سیستم کدگذاری در همه امور را غیرممکن می‌کند ولی با این وجود می‌شود یک سیستم پایه که در آن منطق و طرز کار سیستم کدگذاری اقلام انبار نشان داده شده باشد را طراحی نمود.
سیستم کدگذاری بر مبنای طبیعت اقلام به طبقه بندی مرحله به مرحله همه اجزاء قابل شناسایی کالا و تبدیل تک‌تک اجزاء به کد مربوطه نیاز دارد. در این سیستم همه اقلام قابل کدگذاری هستند و هر کس منطق کد را بشناسد با کمک آن می‌تواند کالاها را نیز شناسایی نماید. کالایی که به عنوان مثال با کمک این سیستم در زیر کد می‌شود یک نوع میله مسی درجه الف به طول 6 متر و قطر 5 میلیمتر میباشد.
(الف) مرحله 1: کالایی که کد می‌شود اساساً چه نوع کالایی است؟ و آن را تحت کدامیک از سرفصلهای اصلی (از قبیل مواد خام، قطعات نیم‌سوخته، محصولات نهایی، اقلام برقی و غیره) می‌توان طبقه‌بندی نمود؟ در این مثال واضح است کالایی که کد می‌شود اساساً یک نوع ماده خام است و لذا می‌توان اولین بخش آن را به صورت زیر کدگذاری نمود:
میله مسی COPPER ROD
مواد خام RAW MATERIAL
م‌خ R.M
(ب) مرحله2: گام بعدی پس از سرفصلی مواد خام برای مس، این است که معین کنیم این ماده خام از چه نوع ماده خام است. در این مثال نوع ماده خام کالای مورد نظر ما یک نوع فلز پایه (BASE METAL) است، بنابراین بخش دیگر کدگذاری باید (ف) و (M) باشد. به این ترتیب تا به اینجا داریم:
م‌خ‌ف R.M.M.
(پ)مرحله 3: گام بعدی پس از تعیین نوع ماده خام، شناسایی و کد کردن جنس فلز (TYPE OF METAL) است. کدگذاری با توجه به جنس کالا که مس است اکنون می‌شود:
م‌خ‌ف RMMC
(ت) مرحله4: گام بعدی پس از تعیین جنس فلز، شناسایی و کردن شکل (FORM) فلز (مثل شمس، ورق، میله و غیره) است. اکنون با توجه به میله‌ای بودن شکل کالای گزینش شده، داریم:
م‌خ‌ف‌م‌م RMMCR
(ث) مرحله 5: گام بعدی پس از تعیین شکل، شناسایی و کد کردن، درجه (GRADE)، طبقه (CLASS)، نوع (TYPE) فلز و غیره میباشد. این کد ممکن است به صورت حروف مثل، الف (A)، ب (B)، ث (C) و یا بوسیله اعداد 1 الی 10 نشان داده شود. اگر درجه کالای مورد نظر ما الف (A) باشد در آن صورت کدگذاری ما به صورت زیر درمی‌آید:
م‌خ‌ف‌م‌م‌ا RMMCRA
(ج) مرحله 6: گام آخر کدگذاری به شناسایی اندازه، ابعاد، وزن، بازدهی فلز و غیره به ترتیبی که در شرح آن آمده است مربوط می‌شود. در مثال ما این نوع اطلاعات مربوط به کالا با سیستم متریک نشان داده شده است، در این سیستم کدگذاری این نوع اطلاعات باید به آخر کد اضافه گردد، به این ترتیب کد نهایی برای میله مسی درجه الف با طول 6 متر و قطر 5 میلیمتر می‌شود:
م‌خ‌ف‌م‌م‌ا 5م‌م×6م RMMCRA 6M×5MM
{/spoiler}
کدگذاری و استاندارد کردن اقلام انبار {spoiler title=Click opened=1}
اصطلاح “استاندارد کردن اقلام انبار” جریان کاستن از تنوع و تغییرپذیری انواع کالاهای نگهداری شده در انبار را شرح می‌دهد. با استاندارد کردن اقلام انبار، همه اقلام دارای طرح و کارایی یکسان، به جز یکی، از لیست اقلام انبار حذف و فقط یک نوع کالا برای انجام کار مورد نیاز در انبار نگهداری می‌گردد.
فواید استاندارد کردن اقلام انبار: جریان استاندارد کردن اقلام انبار در مجموع هم برای انبار و هم برای سازمان فواید متعدد مهمی به دنبال دارد.
(الف) کاهش سطوح موجودی کل اقلام انبار: استاندارد کردن اقلام انبار ممکن است به این معنی باشد که مجموع چندین موجودی با مقادیر متوسط در کل با یک موجودی با مقدار کمتر جایگزین شود. برای مثال 4 نوع کالا هر یک به مقدار 100 (و در مجموع 400) ممکن است بوسیله یک کالای منتخب تنها و با مقدار 250 جایگزین گردد.
(ب) کاهش امور دفتری انبار: به خاطر کاهش تنوع کالاها، از میزان عملیات به هنگام کردن کارتهای ثبت اقلام انبار کم می‌شود و به همین علت نیز از مقدار نیاز به استفاده از صندوقهای مخصوص نگهداری کارتها و فرمهای مخصوص صدور کالاها کم می‌گردد، زمان بکارگیری رایانه کم می‌شود، بار کار قسمت کنترل اقلام انبار تقلیل می یابد و در سایر کارها و مدارک دفتری مربوط به نگهداری اقلام کاهش صورت می‌گیرد.
(پ) بهبود امر کنترل کیفیت: این بهبود به این خاطر است که با کاهش دامنه کالاهای انبار شده که با استاندارد کردن به دست می‌آید، اداره سطوح تعیین شده مقبولیت اقلام انبار آسانتر می‌گردد.
(ت) تشدید رقابتها در بین تدارک‌کنندگان برای انعقاد قراردادها. این رقابتها به این خاطر که با کاهش در انواع مشابه کالاهای موضوع خرید، ارزش قرارداد کالای منتخب افزایش می‌یابد، تشدید می‌شوند. این امر ممکن است به دریافت قیمت و خدمت بهتر از تدارک‌کنندگان بیانجامد.
(ث) افزایش کنترل: کنترل مدیریت انبار از اوضاع اقلام انبار در جمیع جهات از جمله در عملیات کنترل موجودی و کنترل منسوخ شدن اقلام انبار در کل افزایش می‌یابد .
کاربرد کدگذاری اقلام در استاندارد کردن اقلام انبار: با اجرای سیستم کدگذاری اقلام انبار کالاهای دارای طبیعت و کارایی بسیار مشابه به خاطر منطق و طبیعت سیستم‌کدگذاری اقلام، از کدهای بسیار مشابهی برخوردار می‌شوند. بنابراین می‌توان با مقایسه و بررسی کالاهای دارای کدهای بسیار مشابه از همسانی آنها اطمینان حاصل و در صورت لزوم نسبت به استاندارد کردن آنها اقدام نمود. اقلام مشابه در اغلب انبارهای دارای دامنه بسیار وسیع اقلام و محلهای بسیار پراکنده و فاقد کد کالایی که اقلام مشابه را نشان دهد، به مراتب بیشتر وجود دارد.
{/spoiler}
مشخصات یک سیستم خوب کدگذاری اقلام انبار و فواید کدگذاری {spoiler title=Click opened=1}
سیستم کدگذاری اقلام انبار همیشه بوسیله نتایج حاصل از بکارگیری کدها یعنی شناسایی و تعیین موفقیت‌آمیز محلهای استقرار اقلام انبار و نیز خود اقلام ارزیابی می‌شود. در هر صورت این نوع داوری در مورد سیستم کدگذاری معمولاً از آن مصرف‌کننده‌ای است که فقط به دریافت کالاهای درست از انبار علاقه‌مند میباشد. از نظر کل مدیریت انبار خوبی یک سیستم کدگذاری با عوامل دیگری به شرح زیر معین می‌گردد.
(الف) سیستم کدگذاری باید تمامی اقلام موجود را پوشش دهد. سیستمی که از این توانایی برخوردار نباشد ممکن است نتواند یک کالای جدیدالورود را کد نماید و در نتیجه باعث به وجود آمدن مسائل کنترلی گردد.
(ب) انعطاف پذیری سیستم کدگذاری: در این دوران به خاطر پویایی طبیعت اقلام صنعتی مدرن هر سال محصولات بسیار جدیدی که تغییراتی در طراحی، بسته بندی و بازدهی دارند، تولید و انبار می‌شوند. همه این اصلاحات و تغییرات لازم است بوسیله یک سیستم کدگذاری اساسی قابل توسعه برای پذیرش دامنه و حد رو به رشد اقلام، پوشش داده شوند.
(پ) پایداری شکل و منطق سیستم کدگذاری: این نکته که پس از معین شدن منطق اصلی سیستم (برای مثال؛ مواد خام = م‌خ، نوشت‌افزار=ن‌ا و غیره) این منطق در تمامی مراحل اجرای سیستم کدکذاری رعایت گردد بسیاز حائز اهمیت است. بعضی از سازمانها در ابتدای کدگذاری اقلام به اشتباه فقط برای یک بخش از اقلام انبار کد معین می‌کنند و بعدها مجبور می‌شوند با چندین سیستم مختلف کدگذاری که باعث سردرگمی و خطاهای بیشمار در سیستم می‌شود، کار نمایند.
(ت) سیستم کدگذاری بکار گرفته شده باید جوابگوی احتیاجات سازمانی که کد را استفاده می‌کند، بدیهی است مؤسسات مختلف بسته به مسائل و نیازهای گوناگون خود از سیستمهای کدگذاری بسیار متفاوتی استفاده می‌کنند. نکته‌ای که در هر حال لازم است به خاطر سپرده شود این است که سیستم کدگذاری هر مؤسسه‌ای باید بتواند احتیاجات آن را برآورده نماید. برای مثال حتی در صورت یکسان بودن منطق کد باز هم سیستم کدگذاری بکار گرفته شده، بوسیله شرکت فورد به مراتب پیچیده‌تر از سیستمی است که در مرکز تجمع کالای مربوط به یک شرکت پخش مورد استفاده قرار می‌گیرد.
فواید کدگذاری اقلام انبار
آسان و روان شدن انجام کار: با بکارگیری کد، نیاز به تهیه درخواستهای پیچیده و طولانی مرتفع می‌شود زیرا با استفاده از این سیستم می‌توان کالای مورد نیاز را به کمک یک سری حروف و اعداد ساده دقیقاً به انباردار اطلاع داد و به این ترتیب در وقت و کار صرفه جویی نمود.
گزینش درست اقلام از انبار: با در اختیار داشتن کد دقیق کالای مورد نیاز و به شرط صحیح بودن آن انباردار در وضعیتی است که می‌تواند بدون احتمال بروز صدوری اشتباه، کالای مورد درخواست را گزینش و صادر نماید. این توانایی در مواقعی که اقلام انبار از تکنولوژی و یا پیچیدگی بسیار بالا و ظاهری یکسان برخوردار ولینک تفاوتهای داخلی و بازدهی قابل ملاحظه‌ای دارند، مزیتی بزرگ به حساب می‌آید. این تفاوتها به کمک کد اقلام انبار به راحتی قابل تفکیک و شناسایی می‌باشند.
علامت گذاری اقلام انبار: استفاده از کد اقلام انبار نه فقط در گزینش و تجویز صدور درست اقلام از انبار بلکه در علامت‌گذاری و برچسب زدن آنها نیز از بروز دوباره‌کاری جلوگیری می‌کند. استفاده از کد به انباردار کمک می‌کند اقلام انبار را به سرعت و بدون خطا تعیین محل نماید.
کمک به واحد خرید: با استفاده از کد اقلام انبار می‌توان به اجرای مأموریت واحد خرید به مقدار بسیار زیادی کمک و آن را تسهیل نمود. یکی از مسئولیتهای اصلی مدیریت انبار، مطلع نگهداشتن خرید از میزان سطوح اقلام و کالاهای مورد نیازی است که باید خریداری شوند. در مواقعی که انبار از سیستم کدگذاری استفاده می‌کند یک نسخه از کتاب “فرهنگ اقلام انبار” یا “فهرست اقلام انبار” حاوی همه اطلاعات مورد نیاز برای فهم درست و سریع درخواستهای صادره از جانب انبار (رجوع شود به شکل 6) به واحد خرید داده می‌شود و به این ترتیب یک بار دیگر به خاطر عدم نیاز به استفاده از درخواستهای مفصل و طولانی در وقت خرید صرفه‌جویی می‌شود.
کاستن از خطاها: شناسایی اقلام انبار به خاطر طبیعت دقیق کد اقلام انبار و اساس منطقی آن برخلاف جریانهای تهیه درخواستهای تشریحی پیچیده و طولانی، با اشتباه‌های کمتری صورت می‌گیرد.
کمک به تدارک‌کننده: در بعضی از حالتها می‌توان یک نسخه از کتاب فرهنگ اقلام انبار را برای کمک تدارک کنندگان بزرگ ارسال نمود تا آنها بتوانند کالاهایی را که خرید به آسانی و فقط با استفاده از کد سفارش می‌دهد به درستی تدارک نمایند. این نوع استفاده اضافی از کد به صرفه جویی در تمامی زمان‌ها و کارهای مربوط به مراحل سیکل خرید (رجوع شود به شکل 7)، همچنین به کاستن از هزینه‌های اداری سفارش کمک می‌کند.
اساس سیستم تعیین محل اقلام انبار: به خاطر طبقه بندی منطقی در سیستم کدگذاری اقلام، این سیستم در جاهایی که در هر قسمت از انبار یک نوع فرآورده معین نگهداری می‌گردد، برای شناسایی محلهای استقرار اقلام خیلی کارساز است. در این حالت این نوع اطلاعات هم در کتاب فرهنگ اقلام انبار و هم در کارت ثبت موجودی اقلام انبار موجود میباشد. در این صورت هر موقع مصرف کننده برای دریافت کالا به انبار مراجعه کند می‌تواند از کد اقلام انبار برای هر دو نوع شناسایی خود، یعنی شناسایی کالا و شناسایی محل استقرار آن در انبار استفاده نماید.
استاندارد کردن اقلام انبار: با کدگذاری اقلام انبار، جریان استاندارد کردن اقلام به خصوص اگر از رایانه نیز استفاده شود به مقدار بسیار زیادی تقویت می‌گردد .
رایانه و کدگذاری: برای آن که یک سیستم رایانه‌ای بتواند به طور مؤثر و با کفایت عمل نماید باید قادر باشد کالای موجود انبار را در پرونده‌های خود محل‌یابی و شناسایی و همه جابجاییهای اقلام انبار را در اسرع وقت برای ثبت موجودی و برای کنترل موجودی و ذخیره‌سازی، پردازش نماید. هم‌اکنون توسعه نقش رایانه در مدیریت انبار معطوف به توجه بیشتر به کدگذاری اقلام انبار شده است. عملیات رایانه‌ای با استفاده از یک سیستم کدگذاری منطقی اقلام انبار به مقدار بسیار زیادی تقویت می‌گردد. با توجه به روش منطقی کار رایانه این وسیله قادر است به محض دریافت کد کالا، آن را به سرعت شناسایی نماید.
داده‌ها با کمک وسایل معینی از قبیل کارتهای منگنه‌شده، نوارهای سوراخ‌شده، نوارها و دیسکتهای مغناطیسی در رایانه انبار می‌شوند. هزینه انبار کردن اطلاعات عملاٌ به تعداد حروف یا اعدادی که به داخل رایانه منتقل می‌شوند بستگی دارد. به همین علت در مواقعی که برای ذکر کالا به شرح کامل آن از کد استفاده می‌شود هزینه انبار کردن اطلاعات در رایانه کاهش می‌یابد. فواید دیگر استفاده از کد اقلام انبار در سیستم رایانه‌ای، تقویت جریان “انتقال مستقیم داده‌ها به رایانه” و کمک به جریان برنامه‌ریزی و عملیات آن میباشد.